Uma secretaria municipal de educação está revisando seus processos internos para garantir maior eficiência na gestão das informações educacionais. O objetivo é otimizar o registro, a organização e o processamento de dados relacionados a alunos, professores e unidades escolares. Considerando as técnicas de organização de documentos e registros acadêmicos, qual procedimento é essencial para assegurar a integridade e a acessibilidade dessas informações?