Um servidor da prefeitura de Itajaí precisa enviar um documento importante para diversos departamentos e também para um órgão externo. Ele utiliza o correio eletrônico para essa tarefa. Ao redigir o e-mail, ele deve considerar as boas práticas para garantir que a comunicação seja clara, segura e eficiente. Qual das seguintes ações é fundamental para o uso adequado do correio eletrônico em um ambiente profissional?