Um servidor público está analisando a documentação de um processo administrativo e se depara com diversos documentos que precisam ser organizados e classificados. Ele precisa garantir que a informação registrada seja acessível e preservada ao longo do tempo, seguindo as boas práticas de arquivologia. Considerando a importância da gestão documental para a transparência e eficiência administrativa, assinale a alternativa que apresenta um princípio fundamental nesse processo.