Um servidor público recém-contratado em um órgão municipal foi instruído a organizar os arquivos digitais referentes a processos administrativos. Ele precisa garantir que os documentos estejam acessíveis e seguros, utilizando as funcionalidades básicas de um sistema operacional para gerenciar pastas e arquivos. Considerando as operações fundamentais de um sistema operacional para a organização de informações digitais, qual das ações a seguir representa a prática mais adequada para a criação de uma estrutura de diretórios eficiente?