Questões de Concurso

Uma pequena empresa do ramo de jardinagem em Jardim (MS) foi contratada pela prefeitura para um serviço de paisagismo em uma área pública. O contrato estabelece que a empresa deverá apresentar relatórios mensais sobre o andamento dos trabalhos, incluindo o uso de materiais e a mão de obra empregada. O proprietário da empresa, que tem pouca familiaridade com procedimentos administrativos, precisa organizar esses relatórios de forma clara e eficiente, além de gerenciar os documentos físicos e digitais gerados durante a execução do contrato.

(a)

Os relatórios mensais devem ser entregues apenas em formato digital, pois a digitalização de documentos é obrigatória em todos os contratos administrativos, independentemente do porte da empresa ou do órgão contratante.

(b)

O controle de documentos e a organização de arquivos são essenciais para a boa gestão. A tramitação de documentos deve seguir um fluxo claro, e o arquivamento deve ser feito de modo a facilitar a recuperação das informações, utilizando sistemas de protocolo e, quando aplicável, a digitalização para otimizar o acesso e a segurança.

(c)

Documentos físicos não precisam mais ser arquivados, pois a tendência é a completa eliminação do papel nos processos administrativos, com toda a informação sendo tratada exclusivamente em nuvem.

(d)

A elaboração de relatórios simples não exige organização prévia de documentos, bastando que as informações sejam transmitidas verbalmente ao fiscal do contrato.

(e)

O protocolo de documentos é uma formalidade desnecessária em contratos de menor vulto, e a organização de arquivos pode ser feita de maneira informal, sem a necessidade de um sistema específico.