Joana, funcionária de uma prefeitura, recebeu diversos documentos físicos e eletrônicos relacionados a processos administrativos. Ela precisa garantir a tramitação adequada, a correta classificação e a localização rápida desses documentos para atender às solicitações internas e externas. Nesse contexto, qual das ações abaixo é mais adequada para assegurar a gestão eficiente desses documentos?