Um servidor público recém-contratado para o município de Jardim (MS) tem dúvidas sobre a tramitação de documentos internos. Ele foi informado que o fluxo de trabalho mudará para um sistema eletrônico, visando otimizar o acesso e a segurança das informações. Considerando as boas práticas de gestão documental e a necessidade de adaptação dos órgãos públicos às novas tecnologias, assinale a alternativa que descreve corretamente um dos benefícios da gestão eletrônica de documentos.