A Câmara Municipal de Pedra Branca (CE) planeja realizar uma audiência pública para debater o Plano Plurianual (PPA) com a sociedade civil. A organização deste evento requer atenção a diversos aspectos logísticos e de comunicação para garantir sua eficácia e participação. Considerando as noções de logística e organização de eventos institucionais, qual das seguintes ações é fundamental para o sucesso da audiência pública?