Um servidor público lotado em uma repartição municipal é responsável pelo recebimento, registro e distribuição de toda a correspondência oficial, além de gerenciar o arquivo físico e digital de processos. Recentemente, a equipe tem enfrentado dificuldades em localizar documentos importantes, o que tem gerado atrasos em diversos trâmites. Diante desse cenário, assinale a alternativa que apresenta a prática mais adequada para otimizar a organização e o controle de arquivos e tramitação de processos.