Questões de Concurso

Uma escola municipal de Alagoinha (PE) está implementando um novo sistema para gerenciar a documentação de alunos e professores. A diretora precisa garantir que os documentos sejam arquivados de forma eficiente, segura e acessível, tanto física quanto digitalmente, seguindo as melhores práticas. Ela busca orientações sobre como classificar, tramitar e conservar esses registros ao longo do tempo, considerando a legislação pertinente e as necessidades de pesquisa futura.

(a)

A classificação dos documentos deve priorizar a ordem alfabética simples dos nomes dos alunos, independentemente do tipo de documento, garantindo assim uma rápida localização visual em arquivos físicos.

(b)

O protocolo de recebimento de documentos deve ser manual, com carimbos de data e hora em todas as vias, e a tramitação deve ocorrer apenas por meio de circulação física de papéis entre os setores para manter o registro histórico.

(c)

A arquivologia, como ciência, estuda as funções de arquivos, abrangendo a catalogação, classificação, guarda, manutenção e conservação de materiais documentais, desde o uso diário até arquivos históricos, incluindo a gestão de documentos físicos e eletrônicos.

(d)

Documentos sigilosos, como notas de alunos, devem ser arquivados em local de fácil acesso a todos os funcionários da escola para garantir a transparência administrativa, sem necessidade de controle de acesso.

(e)

A digitalização de documentos deve ser evitada, pois ela descaracteriza o valor histórico e dificulta a consulta futura, sendo preferível manter apenas os originais em papel, mesmo que se deteriorem.