A Escola Municipal Florescer, localizada em Alagoinha (PE), está implementando um novo sistema de gestão documental para otimizar o arquivamento de registros de alunos, professores e atividades administrativas. O objetivo é garantir a segurança, o fácil acesso e a preservação a longo prazo dos documentos. Diante desse cenário, qual das seguintes opções melhor representa uma técnica de arquivamento e organização de documentos escolares, considerando a legislação e as melhores práticas?