Uma jovem de 17 anos, acompanhada por sua mãe, comparece pela primeira vez a um consultório odontológico particular. Ela expressa grande ansiedade e medo em relação ao tratamento dentário, mencionando uma experiência traumática na infância. O cirurgião-dentista deve conduzir o atendimento de forma a minimizar o estresse e construir uma relação de confiança. Qual das seguintes ações é fundamental para o preparo inicial deste paciente?