Um servidor público recém-contratado para atuar na prefeitura de São Vicente de Minas foi designado para organizar a documentação referente à concessão de um novo alvará de funcionamento para uma empresa local. Durante o processo, ele se deparou com diversos documentos que necessitam de classificação, organização e arquivamento adequados para garantir a rastreabilidade e o acesso futuro às informações. Considerando a importância da gestão documental para a eficiência administrativa, assinale a alternativa que apresenta a conduta mais adequada para o servidor.