Durante uma auditoria interna em uma repartição pública de Mauá (SP), verificou-se que a impressora multifuncional estava apresentando falhas frequentes e o consumo de papel e toner era excessivo. Diante desse cenário, a equipe de administração precisa implementar medidas corretivas e preventivas. Qual das seguintes ações é mais adequada para otimizar o uso e a manutenção dos equipamentos de escritório?