Um servidor público municipal, ao organizar a documentação digital da prefeitura, precisa garantir que os arquivos estejam acessíveis e seguros, mesmo que ocorram falhas no sistema local. Ele considera a utilização de um serviço que permita o armazenamento de cópias dos documentos em um local externo e de fácil acesso pela internet, além de possibilitar o compartilhamento seguro com outros departamentos. Essa prática visa a proteção contra perdas e a facilitação da colaboração.