Um servidor público, ao realizar o cadastro de novos usuários no sistema da prefeitura, recebeu informações pessoais sensíveis, como CPF, endereço completo e data de nascimento. Ele precisa garantir que esses dados sejam protegidos contra acessos não autorizados e vazamentos. Considerando as melhores práticas de segurança da informação, qual das seguintes ações é fundamental para a proteção desses dados?