Questões de Concurso

Um servidor público recém-admitido na Prefeitura de Três Corações (MG) recebeu a tarefa de organizar o arquivo corrente do setor de fiscalização tributária. Ele precisa garantir que os documentos sejam classificados, tramitados e armazenados de forma eficiente, considerando tanto os procedimentos físicos quanto os digitais. A correta organização visa facilitar o acesso rápido para consultas futuras e garantir a segurança das informações.

(a)

Deve priorizar o arquivamento físico em pastas suspensas, organizadas alfabeticamente pelo nome do contribuinte, e manter cópias digitais apenas dos documentos mais recentes, descartando os demais após um ano.

(b)

É fundamental criar um sistema de indexação digital robusto, com metadados detalhados para cada documento, e estabelecer um protocolo claro para a digitalização, armazenamento em nuvem e descarte físico, seguindo as normas de gestão documental.

(c)

O ideal é manter todos os documentos em caixas de arquivo sem identificação clara, pois a memória dos servidores mais antigos é suficiente para localizar qualquer informação quando necessário, dispensando sistemas formais.

(d)

A prioridade deve ser a organização por data de recebimento, independentemente do assunto, e a manutenção de cópias físicas e digitais de todos os documentos indefinidamente, sem estabelecer critérios para descarte.

(e)

O servidor deve solicitar a transferência imediata de todos os documentos para o arquivo histórico, pois apenas lá eles estarão seguros e devidamente preservados, mesmo que isso impeça o acesso rotineiro.