Um servidor público municipal de Itajaí (SC) está organizando um grande volume de documentos digitais referentes a processos administrativos. Para garantir a eficiência na recuperação e o bom gerenciamento desses arquivos, ele precisa adotar uma metodologia clara para a organização. Considerando as melhores práticas em gestão de documentos digitais, qual das seguintes abordagens seria a mais adequada para otimizar a organização e o acesso aos arquivos?