Um servidor público de Quitandinha está encarregado de organizar o arquivo setorial de sua repartição. Ele recebe uma grande quantidade de documentos, incluindo ofícios, relatórios, memorandos e alguns documentos históricos de valor inestimável para a memória do município. Para garantir a preservação e o acesso adequado a esses materiais, ele precisa aplicar técnicas arquivísticas. Assinale a alternativa que descreve uma prática essencial na organização e controle de documentos arquivísticos.