Joana, secretária de uma prefeitura municipal, recebeu uma quantidade expressiva de documentos oriundos de diferentes setores da administração. Ela precisa organizar, classificar e arquivar esses papéis de acordo com a origem, tipo de documento e relevância, garantindo que possam ser facilmente acessados futuramente. Considerando as técnicas de organização e controle de material de expediente, qual procedimento ela deve adotar para garantir a adequada gestão desses documentos?