Durante uma auditoria interna, Carlos, responsável pela gestão de arquivos de uma instituição pública, verifica que os documentos estão sendo armazenados de forma dispersa, dificultando o acesso e a recuperação das informações. Ele decide revisar os processos de arquivamento, considerando as fases que garantem a organização eficiente dos registros. Nesse cenário, qual das alternativas abaixo descreve corretamente as fases do arquivamento que Carlos deve seguir para otimizar a gestão documental?