Um servidor público recém-contratado em São Vicente de Minas tem dúvidas sobre como organizar e armazenar documentos físicos e digitais gerados no dia a dia do setor administrativo. É fundamental que ele compreenda a importância da gestão documental para a eficiência, a segurança da informação e a conformidade legal. Qual das seguintes opções descreve corretamente uma prática essencial na organização de prontuários e documentos em um órgão público?