Questões de Concurso

Um gestor escolar em Alagoinha (PE) está organizando o arquivo da instituição e precisa classificar documentos de diferentes naturezas, incluindo registros de alunos, atas de reuniões e correspondências oficiais. Ele busca garantir que o processo de arquivamento seja eficiente e que os documentos possam ser facilmente localizados quando necessário, além de assegurar a preservação adequada dos materiais históricos. Considerando as técnicas de arquivamento e organização documental, qual das seguintes abordagens seria a mais adequada para otimizar a gestão do arquivo escolar?

(a)

Adotar um sistema de arquivamento puramente cronológico para todos os documentos, independentemente do tipo ou origem, facilitando a visualização da sequência temporal dos eventos.

(b)

Implementar um sistema de classificação baseado em assuntos ou temas, utilizando códigos padronizados para categorizar os documentos, combinado com um protocolo rigoroso para registro e tramitação, assegurando a organização lógica e o acesso controlado.

(c)

Centralizar todos os documentos em um único grande arquivo físico, sem qualquer tipo de classificação ou indexação, confiando na memória dos funcionários mais antigos para a recuperação das informações.

(d)

Digitalizar todos os documentos sem exceção, descartando os originais físicos imediatamente após a digitalização para economizar espaço, sem considerar a necessidade de preservação de documentos históricos ou a legislação aplicável.

(e)

Utilizar um sistema de arquivamento alfabético simples para todos os documentos, organizando-os pelo nome do aluno ou do remetente, o que pode se tornar confuso com a grande quantidade de informações.