Durante a organização do arquivo da Secretaria Municipal de Educação de Alagoinha, um servidor se deparou com uma série de documentos que, embora produzidos por diferentes setores, necessitavam de um sistema de classificação que permitisse sua fácil recuperação e consulta. Considerando a importância da organização documental para a eficiência administrativa e a preservação da memória institucional, assinale a alternativa que apresenta a definição mais adequada de arquivo.