Um servidor público municipal, ao organizar documentos digitais em seu computador, precisa criar uma estrutura eficiente para armazenar relatórios, planilhas e apresentações referentes a projetos distintos. Ele decide utilizar pastas e subpastas para categorizar os arquivos. Considerando as boas práticas de gerenciamento de arquivos no sistema operacional Windows, qual das seguintes ações é a mais adequada para otimizar a localização e o acesso a esses documentos?