Um servidor público recém-contratado em Ponta Grossa (PR) foi instruído a organizar os relatórios mensais de atividades em formato digital. Ele precisa criar uma estrutura de pastas no sistema operacional para armazenar esses documentos de forma lógica e acessível, além de garantir que os arquivos sejam facilmente localizados em futuras consultas. Considerando as boas práticas de gerenciamento de informações digitais, qual das seguintes opções representa a abordagem mais adequada para a organização desses relatórios?