Um servidor público recém-contratado em Conceição do Mato Dentro (MG) está organizando os documentos do setor administrativo. Ele se depara com uma grande quantidade de papéis, incluindo ofícios, relatórios, memorandos e processos antigos. Para garantir a eficiência e a organização, ele precisa aplicar princípios de arquivamento. Qual das alternativas abaixo descreve corretamente uma prática fundamental na gestão de documentos e arquivos?