Um órgão da administração pública municipal de Rancho Alegre D'Oeste está implementando um novo sistema de gestão documental eletrônica. Para otimizar o uso do espaço físico e garantir a acessibilidade às informações, a equipe de arquivo precisa definir os procedimentos para a digitalização de documentos físicos e estabelecer prazos para a guarda e o descarte de diferentes tipos de registros. Qual das opções abaixo reflete uma prática adequada nesse contexto?