Questões de Concurso

A Secretaria de Administração de Rancho Alegre D'Oeste é responsável pela gestão de um grande volume de documentos físicos e eletrônicos. Para garantir a eficiência dos serviços e a preservação da memória institucional, a manutenção adequada dos arquivos é crucial. A equipe de arquivo precisa assegurar que tanto os documentos físicos quanto os digitais estejam organizados, seguros e acessíveis. Qual das alternativas descreve uma prática essencial para a organização e manutenção de arquivos físicos e eletrônicos?

(a)

A organização de arquivos físicos deve priorizar o empilhamento de caixas em locais de fácil acesso, sem a necessidade de identificação clara, enquanto os arquivos eletrônicos podem ser armazenados em um único pendrive compartilhado.

(b)

A manutenção de arquivos físicos envolve a utilização de mobiliário adequado (prateleiras, armários), a identificação clara das caixas e a aplicação de métodos de ordenação consistentes, enquanto a organização de arquivos eletrônicos requer a criação de uma estrutura de pastas lógica, a utilização de metadados e a realização de backups regulares.

(c)

Em arquivos físicos, a umidade e a incidência direta de luz solar são benéficas para a conservação do papel, e em arquivos eletrônicos, a atualização constante de softwares é desnecessária, pois não afeta a integridade dos dados.

(d)

A organização de arquivos físicos e eletrônicos deve ser feita de forma aleatória, permitindo que cada servidor organize os documentos como achar melhor, garantindo assim a flexibilidade no acesso.