A equipe administrativa da Secretaria de Cultura de Limeira precisa organizar os documentos referentes a eventos realizados nos últimos cinco anos. O objetivo é otimizar o espaço físico do arquivo e garantir o acesso rápido às informações quando necessário, além de preparar o material para descarte futuro. Diante desse cenário, qual procedimento arquivístico é fundamental para a correta gestão desses documentos?