Um servidor público recém-contratado em uma prefeitura municipal de Trindade (GO) está encarregado de organizar a documentação referente a convênios firmados pela administração. Ele se depara com uma pilha de papéis que precisam ser devidamente classificados, armazenados e controlados para garantir o acesso futuro e a preservação de informações importantes. Considerando os princípios da Arquivologia e a necessidade de um sistema de gestão documental eficiente, assinale a alternativa que descreve corretamente uma etapa fundamental nesse processo.