O Secretário de Administração de Oliveira Fortes (MG) precisa enviar um comunicado oficial para todos os chefes de departamento informando sobre a nova política de gestão de documentos. O documento deve ser claro, conciso e seguir as normas de redação oficial para garantir a uniformidade e a credibilidade da comunicação interna. Qual das alternativas abaixo representa um princípio fundamental da correspondência oficial que deve ser observado na elaboração deste comunicado?