O uso da informática para arquivamento, escrituração e documentação em órgãos públicos otimiza a gestão de informações, permitindo acesso rápido, redução de espaço físico e maior segurança de dados; dessa forma, a digitalização de documentos é um processo que apenas facilita a consulta, mas não contribui para a preservação a longo prazo ou para a rastreabilidade das informações.