Durante uma inspeção de rotina, uma equipe de servidores públicos do município de Massapê (CE) percebeu que alguns documentos importantes estavam sendo encaminhados sem o devido registro no sistema de protocolo. Como responsável pela gestão documental, João, o supervisor do setor, precisa garantir que todos os procedimentos estejam de acordo com as normas estabelecidas. Diante dessa situação, qual das ações a seguir João deve priorizar para assegurar a conformidade e a rastreabilidade das correspondências oficiais?