Um servidor público recém-contratado em um município do interior do Paraná recebeu a tarefa de organizar o arquivo geral da prefeitura. Ele precisa garantir que a documentação esteja acessível, segura e organizada de acordo com as normas vigentes. Considerando a importância da gestão documental para a transparência e eficiência administrativa, assinale a alternativa que apresenta a melhor prática para a organização de documentos e processos.