Um gestor público em Lagoa da Prata precisa organizar a agenda de reuniões da equipe para a próxima semana, considerando a disponibilidade de todos os membros e a prioridade de cada pauta. Ele recebeu solicitações de diferentes secretarias e precisa agendar um encontro para discutir o plano de ação de combate às enchentes, que tem caráter emergencial. Qual procedimento é essencial para garantir a eficiência no controle dessa agenda e a comunicação com os envolvidos?