Uma atendente de um órgão público percebe que, ao tratar com o público, muitas vezes os usuários demonstram insatisfação devido à demora no atendimento ou à falta de informações claras. Para melhorar a satisfação do usuário, ela decide aplicar técnicas de comunicação eficaz, buscando transmitir informações de forma clara, cordial e empática. Qual das alternativas a seguir melhor descreve uma prática que contribui para a qualidade no atendimento ao público interno e externo?