Questões de Concurso

Um órgão público recebeu uma grande quantidade de documentos físicos e digitais referentes a projetos concluídos nos últimos cinco anos. É fundamental que esses materiais sejam organizados de maneira eficiente para facilitar o acesso futuro, a consulta e a preservação a longo prazo, garantindo a rastreabilidade e a segurança das informações.

(a)

Armazenar todos os documentos físicos em caixas de papelão sem identificação e manter os documentos digitais em pastas genéricas no disco rígido de um único computador.

(b)

Classificar os documentos por data de recebimento, independentemente do assunto ou tipo, e descartar sumariamente qualquer documento considerado irrelevante sem análise prévia.

(c)

Adotar um sistema de arquivamento que inclua a classificação por assunto e/ou tipo documental, a utilização de instrumentos de gestão como planos de classificação e tabelas de temporalidade, e a implementação de procedimentos para guarda e preservação adequados, tanto para o acervo físico quanto para o digital.

(d)

Encaminhar todos os documentos para digitalização sem um planejamento prévio, e após o processo, destruir os originais físicos sem a devida avaliação de sua importância histórica ou legal.

(e)

Guardar os documentos em local de fácil acesso para qualquer servidor, sem controle de acesso ou registro de quem consulta, e manter os arquivos digitais em dispositivos de armazenamento externo sem backup regular.