Joana, atendente de uma ouvidoria municipal, recebe uma solicitação de um cidadão que reclama da demora na resposta de um procedimento administrativo. Ela deve registrar a solicitação de forma adequada, garantindo o encaminhamento correto e a resposta ao cidadão. Considerando as boas práticas de organização e atendimento ao cidadão, qual procedimento ela deve adotar para garantir a eficiência no atendimento?