A prefeitura de Conceição do Almeida (BA) está implementando um novo sistema de gestão documental e precisa classificar corretamente os documentos produzidos e recebidos pelos seus diversos setores. Um servidor, ao analisar um lote de documentos, se depara com processos administrativos que ainda estão em andamento e que são consultados frequentemente para a tomada de decisões correntes. Em paralelo, existem documentos que, embora não sejam mais consultados com a mesma frequência, contêm informações relevantes para a história administrativa do município e que não podem ser descartados.