Um servidor público, ao organizar arquivos digitais para envio a outro órgão, necessita reduzir o tamanho dos documentos para otimizar o tráfego de dados e o espaço de armazenamento. Ele decide agrupar diversos arquivos de texto e planilhas em um único arquivo compactado. Considerando as características dos formatos de compactação mais comuns, como ZIP e RAR, e a natureza dos dados a serem compactados, assinale a alternativa que descreve corretamente o processo e suas vantagens.