Durante uma auditoria em um município do interior, a equipe de controle identificou divergências significativas entre os valores registrados no sistema de gestão e os comprovantes de despesas apresentados. O prefeito solicitou um relatório detalhado que explicasse a origem das discrepâncias e propusesse medidas corretivas. Considerando os princípios de transparência e boa gestão dos recursos públicos, qual procedimento é fundamental para a elaboração desse relatório?