A diretora de uma escola municipal necessita comunicar à Secretaria de Educação sobre a necessidade urgente de reparos na estrutura física do prédio, que apresenta riscos à segurança dos alunos e servidores. Para garantir que a comunicação seja eficaz e que a solicitação seja tratada com a devida prioridade, qual das seguintes abordagens de comunicação institucional é a mais adequada?