Um servidor público federal, ao realizar o arquivamento de documentos digitais de uma comunicação oficial, precisa garantir que a informação seja preservada de forma segura e que, futuramente, seja possível rastrear sua origem e conteúdo. Ele considera utilizar um formato de arquivo que permita agrupar diversos documentos em um único pacote, além de reduzir o espaço de armazenamento. Ao mesmo tempo, ele se preocupa com a possibilidade de acesso não autorizado a informações sigilosas.