O setor de portaria de um órgão público municipal é a linha de frente no controle de acesso e na recepção de visitantes e materiais. Para garantir a segurança e a organização, procedimentos claros são essenciais. Um novo funcionário do setor de portaria de Faria Lemos está em treinamento e precisa entender suas responsabilidades. Qual das seguintes ações é fundamental para o controle de portaria?