Um servidor público municipal, ao receber um documento importante para arquivamento, percebe que o material está em condições precárias de conservação, com sinais de umidade e mofo. Ele sabe que a correta manutenção e preservação dos documentos são essenciais para a memória institucional e para o acesso futuro às informações. Diante dessa situação, qual a conduta mais adequada a ser seguida pelo servidor?