Um servidor público municipal, ao realizar suas tarefas administrativas, necessita organizar e gerenciar arquivos digitais de forma eficiente. Ele tem em mãos uma grande quantidade de documentos que precisam ser categorizados, armazenados e acessados com frequência. Para otimizar seu trabalho, ele decide utilizar recursos básicos de informática. Qual das opções abaixo representa uma ação fundamental para a organização de arquivos digitais?