Um cidadão comparece à Câmara Municipal de João Monlevade em busca de informações sobre um projeto de lei em tramitação. Ao ser atendido, o servidor identifica que a solicitação exige consulta a documentos específicos arquivados em outra pasta. Considerando as rotinas administrativas e a organização interna do órgão legislativo, qual a conduta mais adequada para garantir o bom andamento do processo?