Joana trabalha na organização de documentos físicos e eletrônicos de uma unidade de saúde pública. Ela precisa garantir que todos os registros estejam arquivados de forma adequada, acessíveis e seguros, seguindo normas específicas de controle e organização. Considerando as melhores práticas de arquivamento, protocolos e controle de documentos, qual das alternativas abaixo apresenta uma conduta correta para Joana realizar essa tarefa?