Todo documento de arquivo passa por um ou mais períodos de análise, caracterizados pela frequência e pelo tipo de utilização que dele é feita.

A Teoria das Três Idades desenvolveu-se a partir da importância dos documentos.

A 1ª Idade é a corrente, é a idade administrativa. São documentos vigentes e frequentemente consultados.

A 2ª Idade é a intermediária, final da vigência. São documentos que aguardam prazos longos de prescrição e precaução, raramente consultados e aguardam a destinação final (eliminação ou guarda permanente).

A 3ª Idade é a histórica. São documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.